تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟

آشنایی با روش های تحلیل فرآیند

اگر خاطرتان باشد در جلسه قبل درباره مفاهیم فرآیندها و انواع سطوح دسته بندی آنها و اهمیت آنها توضیح دادیم. حال در ادامه مباحث قبلی، در این جلسه میخواهیم شما را با روش تحلیل فرآیندها برای پیاده سازی آنها در یک سیستم BPMS آشنا کنیم.

مراحل تحلیل یک فرآیند

برای شروع باید بدانید که با استفاده از استاندارد APQC و با تعریف سطوح فرایند می‌توان اولین قدم تحلیل فرآیند که شناسایی فرایندها می‌باشد را انجام داد. بنابراین یک سازمان می‌تواند با توجه به اهداف آن سازمان سیاست‌های اجرایی خود را تدوین کرده و با توجه به آن زنجیره ارزش سازمان خود و شناسایی فرآیندهای طبقاتی را انجام دهد.

سپس به تحلیل هرکدام از حلقه‌های زنجیره و نقاط ارتباطی با یکدیگر بپردازد و گروه‌های فرآیندی را شناسایی کند. با توجه به گروه‌های فرایندی دسته‌های فرآیندی مختلف سازمانی (فرآیندهای اداری، بازرگانی و …) را شناسایی کرده و نقاط تاثیر آن‌ها بر زنجیره ارزش را بدست آورد. با توجه به این تحلیل در گام بعدی می‌توان روش‌های اجرایی را فرایندهای مختلف تدوین نماید. در انتها در آخرین سطح فرآیندی که شامل سطح وظیفه است، جزئی ترین فعالیت‌ها و ایستگاه‌های کاری را به همراه تمامی دستورالعمل‌های اجرایی در مدل فرآیندی تاثیر دهد و فرایندها را تحلیل نماید. به این شناخت، شناخت بالا به پایین می‌گویند و با استفاده از این شناخت می‌توان نقاط ارتباط فرآیندها را به خوبی مشخص نمود.

آن چیزی که ما در سیستم BPMS با آن سر و کار داریم، تحلیل فرایندها در سطح پنجم با تمامی قوانین تجاری می‌باشد. بنابراین با انجام معماری فرآیندهای سازمانی مطابق با چارچوب APQC نام فرآیندهای سازمانی استخراج می‌شوند که به عنوان اولین قدم در تحلیل فرآیندها می‌باشد. به عنوان مثال برای دسته فرآیندهای اداری فرآیندهای مرخصی، ماموریت، اضافه‌کاری و … شناسایی می‌شوند. حال ما با تعدادی اسم سرو کار داریم و در گام بعد به تحلیل این موضوع می‌پردازیم که به عنوان مثال فرآیند مرخصی چگونه انجام می‌شود، آیا انجام می‌شود و یا قرار است چگونه انجام شود، می‌پردازیم.

روش‌های مختلفی برای تحلیل مدل‌های فرآیندی وجود دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود:

• مصاحبه با یکی از افراد کلیدی سازمان
• مصاحبه با افراد درگیر در اجرای فرآیند و یا مصاحبه با ذینفعان فرآیند
• مشاهده میدانی
• تحلیل فرم‌ها و تهیه ماتریس گردش فرم‌ها و ماتریس مسئولیت‌ها
• برگزاری جلسات مابین مدیران فرآیند و طوفان مغزی
• استفاده از استانداردهای فرآیندی

روش پایین به بالا در تحلیل فرآیندها

روش دیگر تحلیل فرآیندها که به روش پایین به بالا مشهور است، وضعیت موجود را برای فرآیندهای سازمانی تحلیل می‌کنیم. این روش برای سازمان‌هایی مفید می‌باشد که وضعیت ساختار یافته‌ای از لحاظ معماری سازمانی ندارند و می‌خواهند تحلیلی از وضعیت موجود را انجام دهند و سپس به سمت بهبود آن حرکت کنند. در این نوع تحلیل ابتدا چند فرآیند جزء شناسایی می‌شود و تحلیل مدل فرآیندی انجام می‌پذیرد. به همین شکل مجموعه‌ای از مستندات فرآیندی شکل می‌گیرند و سپس ارتباطات بین فرایندها و شناسایی فرآیندهای بالادستی انجام می‌پذیرد.

هرکدام از روش‌های فوق می‌توانند به عنوان روش‌های کلیدی در تحلیل فرآیند به حساب بیایند، اما به کار بستن روش‌های فوق با ترتیبی که ارایه می‌شود می‌تواند به تحلیل بهتر فرآیند کمک کند. دقت شود که در این گام سعی بر این داریم که با تحلیل فرآیند به مجموعه‌ای از جملات و عبارات دست پیدا کنیم که نحوه اجرای فرآیند را به طور کامل تشریح نماید.

فاز اول تحلیل فرآیند:

برای شروع تحلیل فرآیند می‌توان کار را با مصاحبه با یکی از افراد کلیدی سازمان که به فرآیند احاطه کامل دارد آغاز نمود. با مصاحبه با این فرد می‌توان نحوه کلی اجرای فرآیند، افراد درگیر در اجرای فرآیند و نام فرم‌های مربوطه را اخذ نمود. در هنگام مصاحبه سوالاتی طرح شود که شامل شناسایی نقاط آغازین و پایانی فرآیند و ۵W باشد. به عبارت دیگر سوالاتی طرح شوند که مشخص نمایند فرآیند در چه نقطه‌ای آغاز می‌شود و در چه نقطه‌ای خاتمه پیدا می‌کند. همچنین مشخص شود که چه کسی چه کاری را در چه زمانی و به چه نحوی و با استفاده از چه ابزارهایی انجام می‌دهد. این مصاحبه می‌تواند ما تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ را در شکل‌گیری زنجیره کلی فرآیند و شناسایی حلقه‌های گم‌شده آن راهنمایی کند.

فاز دوم تحلیل فرآیند:

در فاز بعد، مصاحبه با هرکدام از افراد درگیر در اجرای فرآیند و یا به عبارت دیگر ذینفعان فرآیند انجام می‌شود. نحوه اولویت‌بندی مصاحبه‌ها هم الزامی نمی‌باشد، اما بهتر آن است که مصاحبه را با فردی آغاز کنیم که اولین کار را در طول اجرای فرآیند انجام می‌دهد. خروجی این فاز از مصاحبه می‌تواند حلقه‌های زنجیره فرآیند را تکمیل نماید و به شناسایی قوانین اجرایی در فرآیند کمک نماید.

فاز سوم تحلیل فرآیند:

مشاهده میدانی از محیط انجام کار هم می‌تواند به درک بهتر چگونگی انجام کار مخصوصا در محیط‌های تولیدی کمک کند. مشاهده گردش فرم‌ها در یک فرآیند می‌تواند کمک اساسی را در درک بهتر نحوه گردش فرآیند، نوع اطلاعات و گردش آن‌ها را در اختیار تحلیل‌گر فرآیند بگذارد. تهیه ماتریس CRUD و RASCI هم به درک پیش‌نیازها و تقدم و تاخرها و مسئولین انجام کار کمک می‌کند.

فاز چهارم تحلیل فرآیند:

در گام‌های انتهایی تحلیل فرآیند هم الگوبرداری آن از استانداردها و سازمان‌های مختلف می‌تواند در تحلیل فرآیند، یک تحلیلگر را راهنمایی کند.

معمولا در تحلیل فرآیندها پس از تهیه پیش‌نویس سناریوی فرآیند، تحلیلگران جلساتی را مابین مدیران ذینفع فرآیند برگزار می‌کنند و نکات اختلافی و جدیدی را که می‌بایست در تحلیل فرآیند مدنظر قرار گیرند، گوشزد می‌نمایند. در این جلسات با توجه به فنی بودن مدیران اجرایی فرآیند، نکات به تحلیلگران انتقال داده می‌شوند تا درفت نهایی تحلیل بدست آید.

از اینکه مطالب این جلسه کمی طولانی بود شرمنده‌ایم، ولی مطمئن هستیم ارزش نوشتن و خواندن آن را دارد. در جلسه بعد با نحوه نگارش سناریوی یک فرآیند آشنا خواهیم شد.

سری مقالات آموزش نرم افزار BPMS:

• جلسه اول: آشنایی با کلیات سیستم BPMS در یک دقیقه!
• جلسه دوم: آشنایی با مفهوم فرآیند
• جلسه سوم: آشنایی با روش های تحلیل فرآیند
• جلسه چهارم: نحوه نگارش سناریوی یک فرآیند

همچنین در صورتی که علاقه مند به دریافت این آموزش ها از طریق گوشی موبایل خود هستید میتوانید از طریق کانال تلگرام آکادمی BPM این آموزش ها را دنبال کنید.

هدف تجزیه و تحلیل فرآیند چیست؟

در مقالات گذشته اشاره کرده ایم که مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک ابزار مدیریت دوره ای است. یعنی در مراحل مختلف به صورت متوالی و پیوسته انجام می شود. این به این دلیل است که فرآیندها علاوه بر این که همیشه تحت تأثیر تداخل داخلی و خارجی قرار می گیرند، باید دائماً بهبود یابند تا ارزش بیش تری برای شرکت ها و مشتریان ایجاد کنند. در میان مراحل BPM ، تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار یکی از مراحل پر اهمیت به شمار می رود. این ابزار بیش از تجسم فرآیندها، به شما امکان می دهد وضعیت فعلی یک فرآیند ("همان طور که هست") را درک کنید و بفهمید که آیا واقعاً به اهداف استراتژیک تعیین شده دست می یابید یا نه .

هنگامی که یک تصویر کامل دارید، می توانید شکست ها و فرصت های بهبود را شناسایی کنید، یک طراحی مجدد فرآیند ایجاد کنید و به مرحله بعدی بروید. مزایای این کار چیست؟

از طریق تجزیه و تحلیل به این اهداف دست می یابید: درک عملکرد فرآیندها، نظارت و تنظیم مجدد اهداف استراتژیک شرکت، استاندارد کردن قوانین و جریان های کاری، پشتیبانی از تصمیم گیری توسط مدیریت با توجه به اطلاعات به دست آمده در تجزیه و تحلیل، درک ورودی ها و خروجی های فرآیندها.

درک نقش های درون هر فرآیند و این که چه کسانی مسئول مدیریت و اجرا هستند. تعریف شاخص های عملکرد ( KPI ) برای تسهیل نظارت بر فرآیند، شناسایی تنگناها و ناهنجاری ها و در صورت امکان از بین بردن آن ها و موارد دیگر.

زمان انجام تجزیه و تحلیل فرآیند

بهبود مستمر زمانی حاصل می شود که فرآیندها تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ دائماً مورد بازبینی، تجزیه و تحلیل و بهبود قرار می گیرند. بنابراین، تجزیه و تحلیل فرآیند باید به طور منظم انجام شود. به هر حال، تداخل خارجی و داخلی همیشه رخ می دهد و می تواند به برنامه ریزی اولیه آسیب برساند و نیاز به تنظیمات داشته باشد.

تجزیه و تحلیل با کدام فرآیندها باید شروع شود؟ هر چند وقت یکبار باید آن ها را اصلاح کنیم؟

بهتر است تجزیه و تحلیل را در زمانی انجام دهید که:

• کسب و کار شما برنامه ریزی استراتژیک را برای دنبال کردن تحقیقات بازار و سناریوهای جدید به روز می کند .
• زمانی که مشکلات عملکردی مانند کیفیت پایین محصولات در یک فرآیند وجود دارد، یا زمانی که یک فرآیند از قوانین تعریف شده پیروی نمی کند .
• فناوری های جدید ارائه می شوند و برای به روز رسانی و خودکارسازی فرآیندها استفاده می شوند.
• تغییرات ساختاری مانند ادغام، اکتساب، و اسپین آف اتفاق می افتد .
• مقررات خارجی جدید، مانند قوانین جدید، و بحران های اقتصادی، زیست محیطی، سیاسی یا انواع دیگر پدید می آیند .

چگونه تجزیه و تحلیل فرآیند را انجام می دهید؟

نقشه برداری و تجزیه و تحلیل فرآیند نباید فقط با اسناد گرافیکی گویا انجام شود، بلکه باید به عنوان پارامتری برای کمک به تصمیم گیری با اطلاعات مشخص عمل کند. این تشخیص است که به مدیران کمک می کند تا تغییرات و سرمایه گذاری های آینده را در رابطه با فرآیندهای فعلی توجیه کنند .

نحوه تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای خود را بیاموزید:

• اولویت ها را تعیین کنید:

با تعریف این که کدام فرآیندها باید ابتدا در حال حاضر تجزیه و تحلیل شوند و از چه ترتیبی از تجزیه و تحلیل پیروی خواهید کرد، شروع کنید. برای این کار، باید فرآیندها را با توجه به اهمیت و فوریت آن ها، در رابطه با عملکرد، تأثیر بر استراتژی، سودآوری، تعامل با مشتری و سایر موارد فهرست کنید .

• سناریو را درک کنید:

درک محیطی که شرکت در آن فعالیت می کند، مانند سناریوی اقتصادی، منافع مشتری، و پروفایل ها، تهدیدات رقبا و سایر موارد بسیار مهم است .

• محدوده را تعریف کنید:

از فرآیندهایی که در تجزیه و تحلیل گنجانده می شوند، تعیین کنید که فرآیندها تا چه اندازه و تا چه عمقی ارزیابی می شوند.

• روش را تعریف کنید:

روش تجزیه و تحلیل و نحوه جمع آوری داده ها را انتخاب کنید .

در نهایت، افراد مسئول تجزیه و تحلیل را مشخص کنید و آن ها را آموزش دهید. در تیم تجزیه و تحلیل، می توانید مدیر پروژه تجزیه و تحلیل، تحلیل گر فرآیند و متخصصان را برای ارائه بینش در کل کار تعریف کنید.

• فرآیند AS-IS را تعریف کنید:

نسخه فعلی فرآیند را بررسی کرده و مدلی را برای آن ایجاد کنید.

• نقاطی را که باید بهبود یابند را مشخص کنید:

پس از تعریف فرآیند به شکل فعلی، باید نقاطی همچون گلوگاه ها، دستکاری ها (تغییر افرادی که فعالیت را انجام می دهند)، تعامل با مشتری و فعالیت هایی که ارزش بیش تری می افزایند را ارزیابی کنید. پس از شناسایی آن ها، می توان تشخیص داد که کدام نقاط را می توان بهبود بخشید .

• فرآیندهای مدل TO-BE :

مدل فرآیند را با توجه به پیشرفت های تعریف شده در مرحله قبل ایجاد کنید .

هنگام انجام تجزیه و تحلیل، به یاد داشته باشید که تمام فرآیند تجزیه و تحلیل را مستند کنید و سؤالات کلیدی در مورد فرآیندها، مانند بهبودها و مشکلات مربوط به موارد زیر را ارزیابی کنید:

تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار چیست؟

یک روش تخصصی که در چهارچوب گسترده مدیریت فرآیندهای کسب و کار وجود دارد این است که فرآیندهای فعلی مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرند تا مشخص شود که آیا اهداف خود را برآورده می‎کنند یا خیر.
با استفاده از تجزیه و تحلیل فرآیندها، شما می‎توانید عناصر مضر را در یک عملیات شناسایی نموده و نحوه غلبه بر موانع را پیدا کنید. بدون تجزیه و تحلیل مناسب، تیم شما زمان و تلاش زیادی را برای حل مشکلات اشتباه و یا شیفت کردن از یک نرم افزار به نرم‎افزار دیگر صرف خواهد کرد.
در این مطلب تلاش شده که مفهوم تحلیل فرآیند، تکنیکها و ابزارهای آن به زبانی ساده تشریح شود.

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار را با تجزیه و تحلیل کسب و کار اشتباه نگیرید !

تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار (BPA) به آسانی ممکن است با اصطلاح رایج‌تر تجزیه و تحلیل کسب و کار (BA) ترکیب شود. یکسری همپوشانی‎ها و اشتراکات بین این دو مفهوم وجود دارد، اما آنها رشته های متمایزی هستند.
تحلیل فرآیندهای کسب و کار، داده‎ها را جمع آوری نموده و بر اساس فرآیندهای اصلی سازمان، توصیه‎هایی ارائه می‎کند. اما تجزیه و تحلیل کسب و کار، برای شناسایی هر گونه مشکل یا نیاز در یک سازمان استفاده می‎شود. این مشکلات می‎توانند شامل کنترل‎های مالی، تحقیقات بازار، روش‎های استخدام و کاهش هزینه‎ها باشند.

چه موقع باید از تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار استفاده کنید؟

به طور کلی زمان استفاده از BPA، هنگامی است ‎که به دنبال فرآیندهای “as-is” (وضع موجود سازمان) هستید. تحلیل فرآیندهای کسب و کار درک واضحی از فرآیندها به صاحبان آنها ارائه می‎کند تا بتوانند قضاوت صحیحی انجام دهند.
در اینجا برخی از شرایطی که تحت آنها بهتر است از BPA استفاده شود، ذکر شده است:
• وقتی مسائل ناشناخته بروز می‎کنند، مانند تاخیرهای مداوم یا افزایش شکایات مشتریان.
• ذینفعان فرآیندها، درک واضحی از نحوه انجام فرآیند ندارند.
• قبل از وارد کردن اتوماسیون و برای اطمینان از اینکه فرآیندها بهینه سازی شده‎اند.
• وقتی یک تیم می‎خواهد فرآیندی را با یک نسخه جدید جایگزین کند.

تکنیک های مورد استفاده در تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار

در مورد تجزیه و تحلیل فرآیندها و شرایط و لزوم استفاده از آن مطالبی گفته شد. اما برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار نیاز به تکنیک های واقعی دارید. مفاهیم انتزاعی برای درک چگونگی تجزیه و تحلیل فرآیندها و معیارهای مختلف آن، کافی نخواهد بود.
در ادامه برخی از تکنیک های محبوب که در این زمینه مورد استفاده قرار می‎گیرند، ارائه شده است.

• تجزیه و تحلیل شکاف(Gap Analysis) : این تکنیک، یکی از مفیدترین روشهای تجزیه و تحلیل است. آنالیز شکاف، شامل پیدا کردن اطلاعاتی در مورد فرآیند است که آنها را از دست داده‎اید. اطلاعات کامل فرآیند شامل ورودی‎ها، راهنماها، خروجی‎ها، و فعالساز‎ها خواهد بود. با تفکیک اطلاعات به این دسته‎ها، گپ‌های اطلاعاتی مشخص می‎شوند. این یک مفهوم جدید نیست، هر چند که بسیاری از مردم تا کنون توجهی به آن نکرده‎اند. تعاریف هر جزء از اطلاعات در ادامه آمده است.
ورودی (Input): چیزی که در طول فرآیند، مصرف یا دگرگون می‎شود.
راهنما (Guide): چیزی که تعیین می‎کند چرا، چگونه، یا چه وقت فرآیند اتفاق می‎افتد.
خروجی (Out put): چیزی که توسط فرآیند تولید یا از آن ناشی می‎شود.
فعالساز (Enabler): چیزی که مورد استفاده قرار می‎گیرد تا فرآیند بتواند کار کند. فعالساز می‎تواند شخص، تسهیلات، سیستم، ابزار، تجهیزات، سرمایه و یا منابع دیگر باشد.

• تجزیه و تحلیل ارزش افزوده(Value-added Analysis) :در این تکنیک بررسی می‎شود که آیا هر یک از فعالیتهای موجود در فرآیند شما، ارزشی به فرآیند یا سازمان می‎افزایند یا خیر. اگر خیر، آن را حذف کنید. سه نوع ارزش افزوده برای فرآیند می‎توان تعریف کرد. این سه دسته عبارتند از:
– ارزش افزوده واقعی (RVA) – اشاره به فعالیتهایی دارد که برای فرآیند ضروری است تا بتواند انتظارات مشتریان را برآورده سازد.
– ارزش افزوده کسب و کار (BVA) – اشاره به فعالیت‎های ضروری برای هدایت کسب و کاردارد. مانند انطباق سیاست و مقررات، که هزینه‎ای را به فرآیند اضافه می‎کند، اما از دیدگاه مشتری ارزشی نمی‎افزاید.
– بدون ارزش افزوده (NVA) – به فعالیتهایی اشاره دارد که نه از دیدگاه مشتری ارزش افزوده‎ای به فرآیند می‎افزاید و نه برای هدایت کسب و کار به آن نیازی است. برخی فعالیتهای بدون ارزش افزوده شامل ذخیره سازی، حرکت، دوباره کاری یا تاییدیه‎ها هستند.

• تجزیه و تحلیل علت ریشه‎ای(Root cause analysis) : این تکنیک، برای یک مشکل، به دنبال دلایل اصلی و ریشه‎ای می‎گردد. سپس بررسی می‎شود که چه کاری می‎توان برای حل آن انجام داد.
این روش از آنچه که “نمودار استخوان ماهی”، نمودار Ishikawa یا “نمودار علت و اثر” نامیده می‎شود، استفاده می‎کند. این نمودار تمام علل ممکن را به اثرات خاص مرتبط می‎کند. پیدا کردن علت واقعی مشکل، یک علم نیست. بلکه یک تکنیک است که مکررا می پرسد چرا هر چیزی به شکل فعلی خودش است.
• مشاهده (Observation): این تکنیک فرآیند مورد نظر را در عمل مورد مشاهده قرار می‎دهد. به این معنا که ببینید آیا فرآیند، همان طور که مد نظر بوده کار می‎کند یا خیر. این کار بهتر است به صورت نفر به نفر انجام شود. به این ترتیب پیاده سازی آن وقتیکه کارگران و محلهای کار غیر متمرکز شده‎اند، بسیار دشوار خواهد بود. در اغلب موارد، هنگامی که افراد به سادگی در مورد نحوه انجام کار خود صحبت می‎کنند، بیشتر از عبارت “می‎باید باشد” استفاده می‎کنند. در صورتیکه ممکن است کاری که واقعا انجام می‎دهند تفاوت‎های زیادی داشته باشد. مشاهده افراد در محل کار، تأیید می‎کند که آیا درک درستی از فرآیند فعلی As-Is وجود دارد یا خیر.

• بررسی تجربی (Experience Examination): با کارکنان با تجربه در سازمان خود صحبت کنید و ببینید که چه اطلاعاتی دارند. این افراد گنجینه‎ای از اطلاعات، برای یک آنالیست فرآیند هستند. آنها بطور مستقیم همه فعالیتهای بدون ارزش افزوده، سیاستها، سنتها یا فرهنگی که سازمان را هدایت می‎کند، می‎شناسند. تجزیه و تحلیل کامل و دقیق از فرآیند هرگز بدون دریافت اطلاعات از این گروه کامل نیست.

ابزارهای مشترک برای تحلیل فرآیندهای کسب و کار

اگر ابزار واقعی برای استفاده از مراحل و تکنیکها را نداشته باشید، کمک چندانی به شما نخواهند کرد. ابزارهای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، به طور خاص برای کار با مراحل و تکنیک های تحلیل فرآیند طراحی شده‎اند.
در برخی از ابزارهای محبوب BPM ، ابزارهای تحلیل و مدل سازی نیز تعبیه شده است. Nintex، KiSSFLOW، Zoho Creator بعضی از بهترین نمونه های ابزارهای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار هستند.

در دوره « دوره نقشه راه مدیریت فرایندهای کسب و کار » به اضول تجزیه و تحلیل فرایندها پرداخته می شود و شما می‌آموزید چه طور در ویژوال پاردایم تحلیل فرایند را انجام دهید. برای پیش ثبت نام و کسب و اطلاعات بیشتر روی اینجا کلیک کنید.

طبقه بندی تجزیه و تحلیل فرآیند

تجزیه و تحلیل فرآیند اقدامی برای بررسی و درک فرآیندهای کسب و کار است. این امر شامل بازبینی اجزای یک فرآیند است. یعنی بازبینی ورودی ها، خروجی ها، روش ها، کنترل ها، برنامه ها، داده ها، فن آوری ها و تعاملات آنها برای تولید نتایج.
تجزیه و تحلیل فرآیند ، اطلاعاتی را برای ارزیابی و ریشه های مشکلات و تصمیم گیری‎های آگاهانه ایجاد می‎کند. با استفاده از این روشها، ‎می‎توانید بدانید که چگونه کارها در داخل سازمان اتفاق ‎می‎افتند و کسب و کار به اهداف خود دست ‎می‎یابد.

مهم این است که به یاد داشته باشید تجزیه و تحلیل فرآیند، یک عملیات مداوم است. زیرا همیشه فرآیندی وجود دارد که نیاز به بهینه سازی یا بهبود داشته باشد. همچنین ممکن است یک فرآیند با اهداف تجاری کسب و کار متناقض باشد. زیرا فرآیندها ممکن است در طول زمان تغییر کنند.

همه تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ تکنیک های تجزیه و تحلیل فرآیند مهم هستند و شما نباید هیچکدام را از دست بدهید. اما یک تقسیم بندی کلی برای روشهای تجزیه و تحلیل فرآیند وجود دارد. این روشها به دو دسته کمی و کیفی طبقه بندی می‎شوند.
۱- روشهای کمی‎ تجزیه و تحلیل فرآیند (Quantitative Process Analysis )
تجزیه و تحلیل فرایند به صورت کمی به منظور ارائه دیدگاه های کمی در مورد عملکرد فرآیند انجام می‎گیرد. این نوع از تجزیه و تحلیل با اهداف قابل شمارش و اعداد سر و کار دارد. روشهای کمی معمولا تلاش می‎کنند شاخص‎هایی از جنس زمان و هزینه را اندازه‎گیری نمایند.
از مهمترین روشهای تجزیه و تحلیل فرآیند به صورت کمی می‎توان به موارد زیر اشاره کرد:
– تجزیه و تحلیل جریان (Flow Analysis) : یک خانواده از تکنیک ها هستند که برای برآورد عملکرد کلی یک فرآیند با توجه به برخی دانشها در مورد کارکرد قسمتهای مختلف آن، مورد استفاده قرار می‎گیرند. ما تجزیه و تحلیل جریان را به کار میبریم تا :
• زمان چرخه کلی (CT) یک فرآیند را محاسبه کنیم. این کار با محاسبه زمان اجرای مورد انتظار برای هر کار آغاز می‎شود.
• هزینه کلی (C) یک فرآیند را محاسبه کنیم. این کار با محاسبه هزینه های مورد انتظار برای هر کار آغاز می‎شود.
اما تجزیه و تحلیل جریان، زمانهای انتظار را با توجه به بحث منابع، مورد محاسبه قرار نمی‎دهد. دو روش بعدی این محدودیتها را نیز مورد توجه قرار می‎دهند و کاربرد وسیعتری دارند.

– تجزیه و تحلیل صف (Queuing Analysis) : مشکلات مربوط به ظرفیت، مشکلات رایجی در بحث تجزیه و تحلیل فرآیندها هستند. این مسائل نقشی کلیدی در طراحی مجدد فرآیند بازی می‎کنند. افزایش ظرفیت سیستم، هزینه‎هایی دربر دارد. تجزیه و تحلیل صف تلاش می‎کند تا بالانسی میان این هزینه‎ها در مقابل افزایش بهره وری و سطح خدمتی که ایجاد می‎شود، برقرار نماید. تجزیه و تحلیل زمان انتظار و صف، به ویژه در مورد سیستم‎های خدمت رسانی دارای اهمیت است.

– شبیه سازی فرآیند (Simulation) : شبیه سازی فرآیند کسب و کار کمی متفاوت از دیگر ابزارهای تجزیه و تحلیل فرآیند است. این تفاوت آنجا است که می تواند برای تجزیه و تحلیل فرآیندها حتی قبل از اینکه در عمل اتفاق بیافتند، مورد استفاده قرار گیرد. البته می‎توان از آن برای ارزیابی عملکرد و رفتار پویای فرآیندها در طول زمان نیز استفاده نمود. به این ترتیب که واکنش فرآیند را به تغییرات ایجاد شده در برخی از پارامترهای محیط یا سیستم می‎سنجد. شبیه سازی فرآیند، توانایی ارزیابی و اصلاح فرآیندهای آینده را برای ذینفعان و تحلیلگران کسب و کار مهیا می‎کند. به کمک این روش آنها می‎توانند میان گزینه‎های مختلف انتخاب انجام دهند.

۲- روشهای کیفی تجزیه و تحلیل فرآیند (Qualitative Process Analysis)
تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، هم علم است و هم هنر. در این راستا، تحلیل کیفی فرآیند، جنبه هنری تجزیه و تحلیل محسوب می‎شود. به بیانی، راه یگانه و مشخصی وجود ندارد که بتواند یک تجزیه و تحلیل خوب از فرآیند انجام دهد. بلکه طیف وسیعی از اصول و تکنیک‎ها هستند که به ما می‎گویند چه شیوه هایی معمولا به تجزیه و تحلیل “خوب” فرآیند منجر می‎شوند.
برخی از مشهورترین روشهای کیفی مورد استفاده برای تجزیه و تحلیل فرآیند، عبارتند از :
• تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis)
• تجزیه و تحلیل ارزش افزوده (Value-added Analysis)
• تجزیه و تحلیل علت ریشه‎ای ((Root cause analysis
• مشاهده (Observation)
• بررسی تجربی (Experience Examination)

جزییات بیشتر در مورد تجزیه و تحلیل فرآیند و هر یک از روشهای بالا، در مقاله “تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار چیست؟ ” در همین وبسایت منتشر شده است.

معرفی تحلیل فرایندهای کسب و کار و گام‌های انجام آن

در آغاز تجزیه و تحلیل باید تعیین کنید که در پایان می‌خواهید به چه چیزی برسید و هدف شما از شروع فرآیند تجزیه و بررسی، چه چیزی است.

مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) یا بهبود فرآیندهای کسب و کار (BPI) ، اغلب گامی‌ برای رسیدن به برنامه بزرگتر است. پس از طی کردن مسیرهای قبلی مدیریت فرآیندهای کسب و کار، احتمالا نیاز دارد تا بررسی‌هایی روی اطلاعات و داده‌های بدست آمده انجام دهید. برای انجام تجزیه و تحلیل روی داده‌ها، به روش درست آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند نیاز دارید و باید کاملا اصولی قدم بردارید. BPM یک روش بررسی مجدد و بهبود مستمر فرآیندهای کسب و کار است؛ این در حالی است که BPI به معنای بهبود یک فرآیند خاص و ویژه است.

آموزش تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، یکی از مولفه‌های مهم و حیاتی است؛ به هر حال بدون تجزیه و تحلیل کامل داده‌ها ‌و فرآیندها، نمی‌توانید بخشی از یک فرآیند را بررسی، بهبود و یا تغییر دهید. مهم نیست که شما در حال تعیین تغییرات مورد نیاز برای سازمان خود هستید یا مشغول بهبود دادن فرآیندهای کسب و کار خود، به هر حال برای پیشبرد کارهای خود نیاز به آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند خواهید داشت و بدون یادگیری آن، پیشرفتی برای شما و کسب و کارتان حاصل نخواهد شد.

قسمت‌های مختلف سازمان‌ها ‌پر شده از فرآیندهای گوناگون و نه تنها‌ فرآیندهای تولید، بلکه فرآیندهای خرید، انبارداری، رسیدگی به سفارشات و موارد دیگر نیز در حال انجام است. غالبا این فرآیندها ‌با رشد سازمان، ایجاد و توسعه داده می‌شوند؛ با رشد بیش از حد فرآیندها، مشکلات فراوانی ایجاد خواهد شد، و برای حل مشکلات ایجاد شده با رشد، از راه‌حل‌های رفع چالش‌ها ‌استفاده می‌شود.
به عنوان مثال افزایش نیروی کار بجای بهبود یا اصلاح روند، فقط می‌تواند مشکل را بیشتر کند و هیچ پیشرفتی را در پیش روی شما قرار نخواهد داد؛ به عبارت دیگر، افزایش نیروی کار لزوما به تولید سریعتر منجر نخواهد شد. فرآیندها ‌نه تنها ‌می‌توانند بسیار پیچیده و درگیر کننده باشند، بلکه می‌توانند بسیار ناکارآمد نیز باشند؛ شناسایی و حذف فرآیندهای مضر، کاری بسیار دشوار است. اما با آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند شما قادر خواهید بود در کمترین زمان و با بیشترین سرعت، تمام فرآیندها ‌را بررسی نمایید و فرآیندهای مضر در بخش‌های مختلف را شناسایی و حذف نمایید و به حفظ و بهبود فرآیندهای سودمند بپردازید. آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار به شما داده‌های مورد نیاز برای پیدا کردن نقاط ضعف فرآیند و فعالیت‌ها، پیشرفت‌های احتمالی و همچنین تعیین ارزش پیشرفت‌های صورت گرفته را می‌دهد.

الان می‌رسیم به همان نقطه طلایی؛ اینکه پایان کار انتظار چه چیزی را دارید؟

هر آنچه را که به عنوان هدف نهایی شروع آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار خود انتخاب می‌کنید، در نهایت نتیجه‌ای در بر خواهد داشت؛ اگر مسیر آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند را به خوبی فرا گرفته باشید، از نتیجه حیرت زده خواهید شد و اگر مسیر اشتباهی را طی کرده باشید، در پایان به نتایج جالبی دست پیدا نخواهید کرد. در ادامه مقاله به مراحل مختلف آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند، پرداخته‌ایم؛ پس لطفا با ما همراه باشید.

۱- تعیین فرآیند

صرف نظر از اینکه شما هدف بزرگ یا کوچکی را دنبال می‌کنید، اولین کاری که باید انجام دهید این است که مشخص کنید کدام فرآیند را تجزیه و تحلیل می‌کنید. به طور معمول، در بیشتر مواقع شما نیاز به تجزیه و تحلیل فرآیندها‌ی مهم و با ارزش کسب و کارتان دارید؛ مولفه‌های مهمی‌ که هنگام تجزیه و تحلیل مورد توجه قرار می‌گیرند اغلب شامل این موارد است: فرآیندهایی که تاثیر مستقیمی‌ بر روی محصولات می‌گذارند، درآمد، هزینه‌ها ‌و سایر بخش‌های سازمان که باید عملکرد آنها ‌را تحت نظر داشت.

همچنین ممکن است بخواهید عملیاتی که کارآمدی ندارد و طبق قوانین BPM و BPI پیش نمی‌رود را پیدا و حذف کنید؛ برای این کار نیاز به تجزیه و تحلیل بخش‌های عملیاتی و یافتن عملکرد ضعیف دارید.

از طرف دیگر، شما همچنین می‌توانید فرآیندهای جدیدی را که اخیرا پیاده‌سازی کرده‌اید ، تجزیه و تحلیل کنید؛ این کار برای کسب اطمینان از عملکرد آنها ‌مطابق با اهداف شما، انجام می‌شود.

هنگام انتخاب فرآیندی برای تجزیه و تحلیل، حتما نقطه شروع و پایان دقیق را یادداشت کنید. از آنجا که فرآیندها ‌می‌توانند در هم آمیخته و ادغام شوند، ممکن است تجزیه و تحلیل شما دچار بی‌نظمی‌شود و برای همیشه در چرخه تکرار باقی بماند.

۲- جمع آوری اطلاعات لازم

مرحله دوم در آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند، جمع آوری اطلاعات مورد نیاز است. هنگامی ‌که روند کار را شروع کردید، باید تا آنجا که ممکن است اطلاعات را برای تجزیه و تحلیل کامل و عمقی، جمع‌آوری و دسته‌بندی کنید. در این مرحله، هدف اصلی شما این است که از تمام منابع اطلاعاتی در مسیر کار فرآیندها، اسناد بی‌استفاده و هرزنامه‌ها ‌و مصاحبه‌های مختلف، استفاده کنید. اگر احساس می‌کنید اطلاعات و اسناد بسیار زیادی دارید و زمان کافی برای جمع آوری آنها‌ ندارید، نگران نباشید! شما می‌توانید با استفاده از ابزارهای جمع‌آوری داده در BPM تمام اطلاعات مورد نیاز را جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل کنید؛ با این کار زمان بسیاری برای شما ذخیره می‌شود. در واقع اگر با دقت بالایی در این مرحله قدم بردارید، در وقت شما صرفه‌جویی می‌شود و فرصت انجام فعالیت‌های دیگر برای پیشرفت در کسب و کارتان را بدست می‌آورید؛ در غیر این صورت، زمان بسیاری صرف شده و در نهایت به نتیجه ایده‌آل نمی‌رسید.

۳- نقشه برداری از روند کار

سومین مرحله از آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند، نقشه‌برداری از مسیر کار و فعالیت‌های در حال انجام است. برای اینکه بتوانید به مرحله تجزیه و تحلیل وارد شوید، باید یافته‌های خودتان را به شکلی ساختاریافته قرار دهید. نقشه‌برداری از فرآیندهای کسب و کار، شامل تجسم کردن کامل فرآیندهای در حال جریان کسب و کار است. هنگام نقشه برداری فرآیندهای کسب و کار، هدف خود را روی فیلتر کردن تمام اطلاعات و در نهایت جمع آوری و ارائه آنها ‌در ساختاری منظم، قرار دهید.

نقشه برداری از فرآیندهای کسب و کار به شما این امکان را می‌دهد که فرآیندی که با آن به صورت مستقیم سر و کار دارید را به وضوح تجسم کنید و نقش‌های افراد مختلف در این مسیر را بهتر درک کنید. با بکار بردن تکنیک نقشه‌برداری، دیدن عواملی که در بهبود کار موثر هستند و عواملی که ریسک بالا و خطرات جبران ناپذیری در پیش دارند، راحت‌تر و ساده‌تر انجام می‌شود و در نهایت با دید کلی که بدست می‌آوریم به تجزیه و تحلیل و کنار گذاشتن فرآیندهای مضر می‌پردازیم.

روش‌های مختلفی برای ترسیم مسیر کاری وجود دارد. می‌توانید به کتابخانه‌های قدیمی ‌مراجعه کنید و نمودارها ‌و چارت‌های گردش کار سازمان‌ها ‌را مشاهده کنید و با الگو گرفتن از آنها‌به نقشه‌برداری بپردازید.

یکی از مزایای این روش این است که همیشه و همه جا در دسترس تعداد زیادی از افراد است؛ چرا که می‌توانند قلم و کاغذی را تهیه کرده و به کشیدن نمودار و نقشه بپردازند. براساس هدف و نیاز خود می‌توانید از ابزارهای معمول پردازش فرآیندها‌ و نقشه‌برداری از آنها ‌استفاده کنید؛ ما به شما دو ابزار کاربردی MS Word و SIPOC را پیشنهاد می‌دهیم.

همچنین می‌توانید با استفاده از ابزارهای مدیریت گردش کار، به راحتی نمودار مورد نیاز خود را طراحی کرده و براساس آن به نقشه‌برداری بپردازید. بر خلاف گزینه قلم و کاغذ، استفاده از نرم افزارها‌ و ابزارهای مفید به شما این امکان را می‌دهد که فرآیندها ‌را در زمان واقعی و در لحظه بررسی و ردیابی نمایید، تا از هر نوع توقف و یا تاخیر آگاه شوید. همچنین نرم افزارها ‌امکان اتوماسیون را برای شما فراهم می‌کند؛ چرا که خود نرم افزار وظیفه اطمینان از تکمیل به موقع فرآیند را به عهده دارد.

۴- تحلیل روند

مرحله چهارم در آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند، تحلیل دقیق روند کاری در سازمان است؛ این مرحله نیازمند دقت و حساسیت بالایی است و از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است. اکنون که تمام اطلاعات و داده‌های مورد نیاز را جمع آوری کردید و در اختیار دارید، زمان تجزیه و تحلیل فرا رسیده است!

در واقع با تمام داده‌هایی که در این مرحله جمع آوری کرده‌اید، باید برای بهبودی و رفع مشکلات فرآیندها ‌استفاده کنید و ایده‌های نوین را به کار ببرید. اگر به این حد از بهبودی و پیشرفت راضی نشدید، می‌توانید با پاسخ به سوال‌های زیر مسیر جدیدی را برای خود رسم کنید:

• مهمترین اجزای فرآیندها‌ چیست؟
• تاثیر هر کدام از فرآیندها ‌چه میزان است؟
• آیا فقط بهبود برخی از مولفه‌های انتخابی کافی است؟
• آیا تاخیرهای سیستماتیک یا مواردی مشابه در مسیر کار وجود دارد؟
• آیا دلیل وقوع تاخیرهای زمانی را می‌دانید؟
• آیا راهی برای رفع مشکلات زمانی و سیستمی‌ پیدا کرده‌اید؟
• تاثیر زمان در تولید چقدر است؟
• آیا یک جزء خاص از فرآیندها‌به منابع بیش تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ از حدی نیاز دارد؟
• آیا راهی برای تغییر دادن میزان مصرف بالای اجزاء، پیدا کرده اید؟

این سوالات فقط برخی از موضوعات مهمی‌است که برای پیشرفت بیشتر باید به خاطر داشته باشید. در واقع هر چه بیشتر جزئی تر نگاه کنید، بهتر می‌فهمید که دقیقا چه مواردی باید حفظ و کدام فرآیندها‌حذف شوند.

۵- تعیین بهبودهای بالقوه

آخرین مرحله از آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند، تعیین بهبودهای بالقوه است. تا الان تمام کارهایی که انجام داده‌ایم برای این بود که بفهمیم ‌چگونه می‌توانیم روند کاری و کسب و کار خود را بهتر کنیم و بهبود بخشیم. با استفاده از یافته‌های خود در مراحل قبلی، می‌توانید ایرادات خود را شناسایی و رفع کنید و در نهایت به پیشرفت‌های بالقوه دست پیدا کنید.

انتخاب پیشرفت‌هایی که برای کسب و کار شما مفید و سودمند خواهند بود، به شرایط خاص شما بستگی دارد. هیچ راه‌حلی وجود ندارد که پیشرفت شما را ۱۰۰ درصد تضمین کند و راه موفقیت را برای شما مشخص نماید! در واقع ممکن است برای رسیدن به پیشرفت‌های بالقوه نیاز به خلق ایده‌های جدید بزنید و با پیاده‌سازی آنها ‌در کسب و کارتان، موفقیت را رقم بزنید. همچنین باید اطمینان حاصل کنید که ایده‌های شما در دراز مدت تاثیرات شگفت‌انگیزی را ایجاد خواهد کرد؛ اگرچه ممکن است در کوتاه مدت نتیجه‌ای جز فاجعه در پیش نداشته باشد!

به عنوان مثال: با بهبود سرعت فرآیند، ممکن است میزان ریسک از بین رفتن بخشی از سازمان را دو برابر کنید، که باعث می‌شود شما به شکست نزدیک شوید. بسته به یافته‌های خود، ممکن است شما تصمیم بگیرید که تغییرات کوچک، متوسط و یا بزرگی را ایجاد کنید و یا کاملا مسیری جدید را مهندسی و ارائه خواهید کرد. در هر صورت این موارد می‌توانند منابع و زمان بسیاری را صرف کنند، اما اثرات آنها‌در دراز مدت برجسته و مفید ظاهر می‌شوند.

نتیجه گیری

امروزه آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند برای یافتن پیشرفت‌های بالقوه در فرآیندها ‌و فعالیت‌های شما ضروری است. همچنین شما می‌توانید با شبیه‌سازی مسیر کار فرآیندهای سازمان خود، آن را برای افراد دیگر نیز قابل فهم کنید و در ادامه از کمک و مشارکت آنها‌ برای بهبود فعالیت‌های در حال انجام، استفاده کنید. آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند یک فعالیت اساسی است که به شما در تغییر، پیشرفت و بهبود فعالیت‌ها ‌و فرآیندها ‌کمک خواهد کرد. الان که با مراحل آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند آشنا شدید، وقت آن است که شروع به عمل کنید! به هر حال مطالب تئوری فقط می‌تواند شما را تا حد کمی‌ پیش ببرد و یادگیری اصلی در عمل اتفاق خواهد افتاد.

کاروکسب دوره‌های آموزشی متنوعی را در حوزه‌های تحلیل کسب‌وکار، هوش تجاری، مدیریت فرایند، مدیریت پروژه، مدیریت چابک و . برگزار می‌کند. جهت آشنایی با دوره‌های آموزشی کاروکسب از تقویم دوره‌های آموزشی بازدید نمایید.